Polityka prywatności Wido Velastra

1. Polityka prywatności – zakres i cel dokumentu

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników odwiedzających stronę internetową https://widovelastra.com oraz kontaktujących się z agencją Wido Velastra za pośrednictwem formularzy, wiadomości e-mail lub innych kanałów elektronicznych dostępnych na stronie.

Dokument ma na celu przekazanie przejrzystych i zrozumiałych informacji dotyczących tego, jakie dane osobowe gromadzimy, w jakich celach je wykorzystujemy, na jakiej podstawie prawnej odbywa się przetwarzanie oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych zbieranych za pośrednictwem strony internetowej https://widovelastra.com jest Wido Velastra – luksusowa agencja eventowa specjalizująca się w organizacji eleganckich wydarzeń biznesowych i prywatnych na terenie całej Polski (dalej: „Administrator” lub „Agencja”).

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem poprzez:

• formularz kontaktowy dostępny na stronie: /contact-us/
• wysłanie wiadomości e-mail na adres dedykowany do kontaktu w sprawach danych osobowych (podany w stopce lub sekcji kontaktowej strony)
• korespondencję tradycyjną na adres siedziby Agencji wskazany w zakładce /about/

Administrator dokłada wszelkich starań, aby Twoje dane były przetwarzane w sposób zgodny z prawem, rzetelny, przejrzysty oraz adekwatny do celów, dla których zostały pozyskane.

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Wido Velastra zależy od sposobu, w jaki korzystasz ze strony internetowej oraz usług Agencji. W szczególności mogą być przetwarzane następujące kategorie danych:

• Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko służbowe – w przypadku zapytań dotyczących ekskluzywnych wydarzeń firmowych, pakietów VIP lub usług premium.
• Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, ewentualnie adres korespondencyjny lub dane rozliczeniowe – na potrzeby prowadzenia korespondencji, przygotowania oferty, obsługi rezerwacji oraz realizacji umów.
• Dane związane z wydarzeniem: preferowana data, lokalizacja, liczba gości, rodzaj wydarzenia (np. wieczór pokerowy w formie rozrywki towarzyskiej z żetonami symbolicznymi, przyjęcie jubileuszowe, ekskluzywny bankiet), informacje organizacyjne oraz szczególne oczekiwania dotyczące oprawy eventu.
• Dane marketingowe: zgody marketingowe, informacje dotyczące zainteresowania konkretnymi usługami (np. mobilne stoły do gier rozrywkowych, wieczory integracyjne, pakiety dla zarządów i VIP), preferencje dotyczące komunikacji.
• Dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane dotyczące urządzenia i przeglądarki, dane statystyczne związane z odwiedzaniem strony, źródło wejścia, czas wizyty – gromadzone za pośrednictwem plików cookies i podobnych technologii.

Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim w następujących sytuacjach:

• przesyłanie zapytania o organizację wydarzenia za pomocą formularza na stronie lub wiadomości e-mail,
• korzystanie z formularza kontaktowego w celu uzyskania wyceny, omówienia koncepcji eventu lub wstępnej rezerwacji terminu,
• zapisy do newslettera (jeżeli jest dostępny),
• korzystanie ze strony internetowej, jej podstron i funkcjonalności powiązanych, co wiąże się z zapisem i odczytem plików cookies w Twojej przeglądarce.

4. Cel i podstawa przetwarzania danych

Twoje dane osobowe przetwarzane są wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług luksusowej agencji eventowej oraz obsługi komunikacji z klientami i osobami zainteresowanymi ofertą. W szczególności dane przetwarzane są w poniższych celach i na następujących podstawach prawnych:

4.1. Obsługa zapytań i korespondencji

Przetwarzanie danych podanych w formularzach kontaktowych lub wiadomościach e-mail (np. imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, informacje o planowanym wydarzeniu) odbywa się w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
• przedstawienia wstępnej propozycji współpracy,
• przeprowadzenia konsultacji dotyczącej koncepcji wydarzenia,
• przekazania informacji o dostępności terminów oraz możliwych wariantach organizacji eventu.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania zmierzające do zawarcia umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji z osobami zainteresowanymi usługami).

4.2. Zawarcie i realizacja umowy

W przypadku podjęcia współpracy dane osobowe są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy na organizację wydarzenia, w tym:

• przygotowania szczegółowej oferty,
• koordynacji usług (np. obsługi kelnerskiej, stołów gier rozrywkowych z żetonami symbolicznymi, oprawy świetlnej, cateringu, atrakcji towarzyskich),
• kontaktów roboczych związanych z przygotowaniem i realizacją scenariusza eventu,
• rozliczeń finansowych, wystawiania dokumentów księgowych i archiwizacji dokumentacji.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz w zakresie obowiązków podatkowych i księgowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny ciążący na Administratorze).

4.3. Działania marketingowe i budowanie relacji

Dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do przesyłania informacji o aktualnej ofercie, inspiracjach eventowych, nowych pakietach dla firm oraz ekskluzywnych propozycjach wieczornych spotkań i wydarzeń okolicznościowych, w tym:

• newsletterów (jeśli zostanie uruchomiony),
• wiadomości e-mail z ofertą dopasowaną do wcześniejszych zapytań,
• zaproszeń na pokazy koncepcyjne lub prezentacje scenariuszy eventów.

Podstawą prawną przetwarzania jest w zależności od przypadku: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą, m.in. na komunikację marketingową drogą elektroniczną) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na promocji usług premium), przy czym działania podejmowane są z poszanowaniem przepisów dotyczących marketingu bezpośredniego.

4.4. Analiza statystyczna i bezpieczeństwo strony

Dane techniczne i statystyczne, w tym informacje pozyskane dzięki plikom cookies i narzędziom analitycznym, mogą być wykorzystywane w celu:

• analizy sposobu korzystania ze strony i jej poszczególnych sekcji (np. ofert wydarzeń firmowych, pakietów VIP, usług mobilnych),
• optymalizacji treści, nawigacji i procesu zapytań,
• zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności działania serwisu.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu analiz statystycznych, rozwoju oferty i zapewnieniu bezpieczeństwa strony). W przypadku niektórych kategorii cookies podstawą może być również art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda wyrażona poprzez konfigurację narzędzia do zarządzania cookies).

5. Odbiorcy danych i powierzanie przetwarzania

W celu realizacji usług oraz zapewnienia profesjonalnej obsługi wydarzeń i strony internetowej Administrator może powierzać przetwarzanie danych osobowych zaufanym podmiotom trzecim. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

• dostawcy usług hostingowych i infrastruktury serwerowej utrzymujący stronę https://widovelastra.com,
• dostawcy narzędzi do obsługi formularzy i systemów poczty elektronicznej,
• firmy świadczące usługi IT, w tym w zakresie utrzymania i rozwoju strony oraz systemów wspierających obsługę klientów,
• podmioty księgowe i doradcze – w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków księgowych i podatkowych,
• partnerzy realizujący wybrane elementy wydarzeń (np. podwykonawcy techniczni, dostawcy cateringu, obsługa barmańska, oprawa artystyczna), jeżeli jest to konieczne do prawidłowego przygotowania i przeprowadzenia eventu, a przekazanie danych jest adekwatne do zakresu współpracy.

Podmioty przetwarzające dane na podstawie umowy powierzenia są zobowiązane do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa i zachowania poufności. Dane nie są sprzedawane ani przekazywane w celach marketingowych podmiotom trzecim w sposób niezwiązany z realizacją usług Agencji.

Co do zasady dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy). Jeżeli jednak korzystanie z określonych narzędzi technicznych wiązałoby się z przekazaniem danych poza EOG, będzie się to odbywać wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO (np. standardowych klauzul umownych).

6. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Wido Velastra przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy Administrator przetwarza Twoje dane osobowe, a jeżeli tak – uzyskania dostępu do nich oraz otrzymania kopii danych,
• prawo do sprostowania danych – żądania poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – żądania usunięcia danych, jeżeli nie ma już podstaw prawnych do ich dalszego przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach przewidzianych przez RODO, np. na czas weryfikacji poprawności danych lub zgłoszonego sprzeciwu,
• prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłania ich innemu administratorowi (w zakresie określonym przez RODO),
• prawo sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego,
• prawo do wycofania zgody – w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz w dowolnym momencie ją wycofać, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO, przysługuje Ci prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z Administratorem, korzystając z danych wskazanych w sekcji dotyczącej administratora. W miarę możliwości prosimy o precyzyjne określenie żądania, co pozwoli na sprawne rozpatrzenie zgłoszenia.

7. Okres przechowywania danych

Okres przechowywania danych osobowych jest uzależniony od celu, w jakim dane zostały pozyskane, oraz od obowiązków wynikających z przepisów prawa. Administrator stosuje zasadę minimalizacji okresu retencji danych, przechowując je nie dłużej, niż jest to konieczne.

W szczególności:

• dane związane z zapytaniami ofertowymi i korespondencją przechowywane są przez okres niezbędny do obsługi zapytania i komunikacji, a następnie maksymalnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z prowadzonej korespondencji,
• dane przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy przechowywane są przez okres trwania współpracy, a po jej zakończeniu – przez okres przedawnienia roszczeń oraz przez czas wymagany przepisami podatkowymi i księgowymi,
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. zgoda marketingowa) przechowywane są do momentu wycofania zgody lub do czasu, kiedy okaże się, że dane utraciły aktualność,
• dane techniczne i statystyczne pochodzące z plików cookies przechowywane są przez okres odpowiadający cyklowi życia poszczególnych plików cookies, określony w przeglądarce użytkownika lub narzędziu do zarządzania zgodami.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

8. Zabezpieczenia danych osobowych

Administrator stosuje techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa odpowiednie do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych osobowych, mające na celu ochronę danych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem lub ujawnieniem.

W szczególności:

• korzystamy z bezpiecznego połączenia szyfrowanego (protokół HTTPS) na stronie https://widovelastra.com,
• zapewniamy ograniczony dostęp do danych jedynie osobom upoważnionym i przeszkolonym w zakresie ochrony danych osobowych,
• współpracujemy z podmiotami przetwarzającymi dane, które gwarantują stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa,
• stosujemy procedury tworzenia kopii zapasowych i mechanizmy zabezpieczające infrastrukturę serwerową,
• na bieżąco monitorujemy rozwiązania techniczne wykorzystywane do obsługi strony oraz narzędzi wspierających obsługę klientów.

Pomimo stosowania zaawansowanych środków bezpieczeństwa, korzystanie z Internetu wiąże się z ryzykiem, dlatego zalecamy zachowanie ostrożności, w szczególności przy podawaniu danych w urządzeniach współdzielonych oraz dbanie o aktualność oprogramowania i ustawień bezpieczeństwa przeglądarki.

9. Pliki cookies i technologie śledzące

Strona internetowa Wido Velastra wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia jej prawidłowego działania, dostosowania treści do preferencji użytkowników, analiz statystycznych oraz ulepszania jakości prezentacji usług eventowych.

Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie) podczas odwiedzania strony. Za pomocą cookies mogą być gromadzone m.in. następujące dane:

• informacje o urządzeniu i przeglądarce,
• dane dotyczące odwiedzanych podstron (np. ofert wydarzeń firmowych, wieczorów pokerowych w formie rozrywki towarzyskiej, pakietów VIP, usług mobilnych),
• czas spędzony na stronie,
• źródło wejścia na stronę (np. link zewnętrzny, wyszukiwarka).

Stosowane mogą być różne kategorie cookies, w tym:

• cookies niezbędne – umożliwiające prawidłowe funkcjonowanie strony oraz korzystanie z podstawowych funkcji (np. nawigacji, formularzy kontaktowych),
• cookies funkcjonalne – służące do zapamiętywania ustawień i preferencji użytkownika,
• cookies analityczne i statystyczne – pomagające analizować ruch na stronie i sposób korzystania z treści, co umożliwia rozwój oferty oraz udoskonalanie prezentacji usług agencji.

Podczas pierwszej wizyty na stronie użytkownik może zostać poproszony o wyrażenie zgody na wykorzystanie wybranych kategorii cookies. Zgoda może być w każdym momencie wycofana lub zmodyfikowana poprzez zmianę ustawień przeglądarki lub narzędzia do zarządzania zgodami, jeśli jest udostępnione.

Szczegółowe informacje dotyczące rodzaju wykorzystywanych plików cookies, ich celów, czasu przechowywania oraz sposobu zarządzania nimi znajdują się w odrębnej Polityce plików cookies.

10. Postanowienia końcowe

Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmian przepisów prawa, rozwoju funkcjonalności strony lub modyfikacji sposobów przetwarzania danych. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie https://widovelastra.com/privacy-policy/.

Rekomendujemy regularne zapoznawanie się z treścią Polityki, szczególnie przed przekazaniem nowych kategorii danych za pośrednictwem formularzy kontaktowych czy przy planowaniu organizacji kolejnego wydarzenia z udziałem Wido Velastra.