Regulamin serwisu i usług Wido Velastra

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy dokument określa warunki korzystania ze strony internetowej https://widovelastra.com, zwanej dalej „Serwisem”, oraz zasady świadczenia usług przez agencję eventową Wido Velastra, zwaną dalej „Agencją”. Regulamin obejmuje w szczególności zasady odpowiedzialności, kwestie związane z prawami autorskimi, sposób realizacji usług oraz ogólne warunki współpracy z Klientami.

Korzystanie z Serwisu jest równoznaczne z akceptacją postanowień niniejszego regulaminu. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z Serwisu w sposób zgodny z obowiązującym prawem, dobrymi obyczajami, niniejszym regulaminem oraz z poszanowaniem dóbr osobistych i praw autorskich Agencji, jej partnerów oraz innych Użytkowników.

Agencja zastrzega sobie prawo do dokonywania zmian w regulaminie, przy czym zaktualizowana wersja dokumentu będzie każdorazowo publikowana w Serwisie. Do umów zawartych przed zmianą regulaminu stosuje się postanowienia dotychczasowe, chyba że Strony postanowią inaczej.

2. Zakres usług

Agencja świadczy kompleksowe usługi w zakresie organizacji ekskluzywnych wydarzeń na terenie całej Polski. Oferowane są w szczególności: wieczory tematyczne, eleganckie przyjęcia, wieczory pokerowe o charakterze towarzyskim, rozrywki rekreacyjne przy stołach do gier, a także pełna obsługa logistyczna i produkcyjna eventów.

Zakres usług może obejmować m.in. koncepcję wydarzenia, planowanie i koordynację, dostawę stołów rozrywkowych, dekoracje przestrzeni, oprawę oświetleniową i dźwiękową, obsługę techniczną, profesjonalnych animatorów i prowadzących, hostessy, fotografów, barmanów, catering, a także wsparcie w zakresie brandingu i identyfikacji wizualnej wydarzenia.

Szczegółowy opis aktualnej oferty dostępny jest w Serwisie w zakładkach poświęconych poszczególnym typom wydarzeń, w szczególności w sekcjach dotyczących wydarzeń firmowych, wieczorów pokerowych, mobilnych atrakcji rozrywkowych, wieczorów VIP oraz prywatnych uroczystości. Z uwagi na charakter usług premium, konkretna oferta jest każdorazowo dopasowywana do potrzeb Klienta, a ostateczny zakres świadczeń określa indywidualna umowa lub potwierdzenie zamówienia.

W celu uzyskania szczegółowych informacji o usługach oraz przygotowania spersonalizowanej propozycji, Użytkownik może skorzystać z formularza kontaktowego dostępnego w zakładce Kontakt lub zwrócić się bezpośrednio do Agencji kanałami wskazanymi w niniejszym regulaminie.

3. Rezerwacje i płatności

Rezerwacja terminu wydarzenia następuje po ustaleniu wstępnego zakresu usług oraz potwierdzeniu dostępności przez Agencję. W większości przypadków wymagane jest dokonanie przedpłaty (zaliczki) w wysokości określonej w indywidualnej ofercie lub umowie. Brak wpływu przedpłaty w uzgodnionym terminie może skutkować anulowaniem rezerwacji.

Szczegółowe zasady dotyczące wysokości, terminów i sposobów płatności, w tym płatności końcowej, określane są każdorazowo w ofercie przekazywanej Klientowi, w potwierdzeniu przyjęcia zamówienia lub w odrębnej umowie. Płatności mogą być realizowane przelewem bankowym lub innymi metodami uzgodnionymi z Agencją. Wszystkie kwoty podawane są w złotych polskich (PLN), chyba że strony postanowią inaczej.

W przypadku rezygnacji z wydarzenia lub konieczności zmiany terminu, Klient jest zobowiązany niezwłocznie skontaktować się z Agencją. Zasady zwrotu przedpłat oraz ewentualne opłaty związane z rezygnacją lub przeniesieniem terminu określane są w umowie z Klientem, z uwzględnieniem kosztów poniesionych dotychczas przez Agencję w związku z przygotowaniem wydarzenia.

Niedokonanie płatności w ustalonym terminie może skutkować wstrzymaniem realizacji usług do czasu uregulowania należności lub odstąpieniem przez Agencję od umowy z winy Klienta. W takim przypadku Agencji może przysługiwać prawo do zatrzymania całości lub części wpłaconej przedpłaty tytułem pokrycia poniesionych kosztów.

4. Bezpieczeństwo i zasady uczestnictwa

Organizowane przez Agencję wydarzenia mają charakter eleganckiej rozrywki towarzyskiej. Uczestnicy zobowiązani są do stosowania się do poleceń personelu obsługującego event, w szczególności prowadzących, animatorów oraz osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i obsługę techniczną.

Przy stołach rozrywkowych obowiązuje kultura osobista, poszanowanie innych gości oraz dbałość o powierzony sprzęt i wyposażenie. Niedozwolone jest zachowanie agresywne, obraźliwe, pozostawanie pod znacznym wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, a także jakiekolwiek próby naruszania zasad ustalonych przez obsługę wydarzenia.

Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad BHP oraz wewnętrznych regulaminów obiektu, w którym odbywa się wydarzenie (np. hotel, restauracja, centrum konferencyjne). Agencja zastrzega sobie prawo do odmowy udziału w rozrywkach osobom, których zachowanie zagraża bezpieczeństwu własnemu, innych uczestników lub sprzętu.

Goście proszeni są o zachowanie szczególnej ostrożności w strefach technicznych, przy instalacjach oświetleniowych, nagłośnieniu, elementach dekoracyjnych oraz przy stołach rozrywkowych. W przypadku uszkodzenia mienia z winy Uczestnika, odpowiedzialność za naprawę szkody może zostać przeniesiona na Uczestnika lub podmiot zamawiający wydarzenie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

5. Odpowiedzialność organizatora

Agencja odpowiada za profesjonalne przygotowanie i przeprowadzenie wydarzenia zgodnie z zawartą umową, przy zachowaniu należytej staranności i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Odpowiedzialność obejmuje w szczególności dostarczenie umówionego wyposażenia, zapewnienie wykwalifikowanego personelu, koordynację przebiegu eventu oraz realizację uzgodnionego programu.

Agencja nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z siły wyższej, okoliczności niezależnych od niej lub takich, których przy zachowaniu należytej staranności nie była w stanie przewidzieć, w szczególności awarie infrastruktury obiektu, przerwy w dostawie mediów, nagłe działanie czynników atmosferycznych uniemożliwiających realizację wydarzenia czy nagłe decyzje organów administracji publicznej.

Odpowiedzialność Agencji jest ograniczona do rzeczywiście poniesionej szkody i nie obejmuje utraconych korzyści, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej. W przypadku, gdy odpowiedzialność Agencji wynika z umowy z Klientem, może ona zostać dodatkowo uregulowana w jej postanowieniach.

Agencja nie odpowiada za działania lub zaniechania uczestników wydarzenia ani osób trzecich, w szczególności za szkody spowodowane nieprzestrzeganiem regulaminów obiektu, zasad bezpieczeństwa lub poleceń obsługi. Klient zobowiązuje się poinformować swoich gości o obowiązujących zasadach udziału w wydarzeniu.

6. Charakter rozrywek

Wszystkie gry stołowe dostępne podczas wydarzeń organizowanych przez Agencję, w tym w szczególności poker, ruletka oraz blackjack, mają wyłącznie charakter rekreacyjny i towarzyski. Zabawa odbywa się przy wykorzystaniu symbolicznych żetonów lub innych elementów zastępczych, które nie stanowią środka płatniczego, instrumentu finansowego ani ekwiwalentu pieniężnego.

W trakcie wydarzeń organizowanych przez Agencję nie dochodzi do żadnego prawdziwego hazardu, zakładów pieniężnych, gier losowych o wygrane pieniężne ani wypłacania jakichkolwiek nagród finansowych. Uczestnicy nie dokonują żadnych wpłat w celu przystąpienia do rozgrywek, a wyniki gier nie mogą być podstawą do roszczeń finansowych względem Agencji lub innych gości.

Elementy rozrywki przy stołach służą wyłącznie budowaniu atmosfery wydarzenia, integracji uczestników oraz zapewnieniu im eleganckiej, kontrolowanej i zgodnej z prawem formy spędzania czasu. Wszelkie żetony, karty czy inne akcesoria mają charakter symboliczny i po zakończeniu rozgrywek nie podlegają wymianie na pieniądze, nagrody rzeczowe ani inne świadczenia o wartości majątkowej.

Agencja zastrzega sobie prawo do przerwania rozgrywek w sytuacji, gdy zasady te nie są respektowane lub gdy istnieje ryzyko naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów prawa, dobrych obyczajów lub bezpieczeństwa uczestników.

7. Prawa autorskie i własność intelektualna

Wszelkie treści zamieszczone w Serwisie, w tym w szczególności teksty, opisy usług, grafiki, fotografie, materiały wideo, elementy identyfikacji wizualnej, układ graficzny stron, znaki towarowe oraz logotypy, podlegają ochronie na podstawie przepisów prawa autorskiego oraz innych przepisów dotyczących ochrony własności intelektualnej.

Bez uprzedniej, wyraźnej zgody Agencji zabronione jest kopiowanie, modyfikowanie, rozpowszechnianie, publikowanie, dalsze udostępnianie lub jakiekolwiek inne wykorzystywanie materiałów zawartych w Serwisie w całości lub w części, w tym w celach komercyjnych lub promocyjnych. Dopuszcza się korzystanie z treści w zakresie dozwolonego użytku osobistego, z poszanowaniem praw autorskich i oznaczeń źródła.

Zdjęcia i materiały stworzone w trakcie realizacji usług eventowych stanowią co do zasady własność Agencji lub jej podwykonawców, chyba że umowa z Klientem stanowi inaczej. Zakres licencji na korzystanie z takich materiałów, w szczególności na potrzeby wewnętrzne Klienta lub cele promocyjne, określany jest indywidualnie i może wymagać zawarcia odrębnych postanowień umownych.

W przypadku naruszenia praw autorskich lub innych praw własności intelektualnej przysługujących Agencji, będzie ona uprawniona do podjęcia odpowiednich kroków prawnych, w tym dochodzenia roszczeń odszkodowawczych na zasadach określonych w przepisach prawa powszechnie obowiązującego.

8. Polityka prywatności

Zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników Serwisu, Klientów oraz uczestników wydarzeń określa odrębna Polityka prywatności. Dokument ten reguluje w szczególności podstawy prawne przetwarzania danych, cele i zakres ich wykorzystania, prawa osób, których dane dotyczą, oraz środki ochrony stosowane przez Agencję.

Agencja może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu, dostosowania jego zawartości do preferencji Użytkownika, prowadzenia anonimowych statystyk oraz optymalizacji doświadczenia użytkownika. Szczegółowe informacje na temat stosowania plików cookies znajdują się w Polityce plików cookies.

Dane osobowe przetwarzane są z zachowaniem wymogów wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności rozporządzenia RODO oraz krajowych aktów prawnych. Agencja dokłada należytej staranności, aby zapewnić wysoki poziom bezpieczeństwa danych, w tym stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach może być niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności Serwisu (np. formularz kontaktowy) lub do zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług eventowych.

9. Kontakt i procedura reklamacyjna

Wszelkie pytania dotyczące działania Serwisu, oferty Agencji lub treści niniejszego regulaminu można kierować za pośrednictwem formularza dostępnego w zakładce Kontakt lub na adresy kontaktowe wskazane w materiałach przedstawionych Klientowi przy przygotowywaniu oferty.

Reklamacje związane z realizacją usług eventowych powinny być składane w formie pisemnej lub drogą elektroniczną na adres wskazany w dokumentach umownych, z podaniem danych identyfikujących Klienta, opisu zdarzenia, terminu wydarzenia oraz zakresu roszczenia. Zaleca się dołączenie dokumentacji pomocnej w ocenie zgłoszenia, w tym ewentualnych zdjęć lub korespondencji.

Agencja rozpatruje reklamacje w możliwie najkrótszym terminie, nie dłuższym jednak niż 30 dni kalendarzowych od dnia ich otrzymania, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa przewidują inny termin. O sposobie rozpatrzenia reklamacji Klient zostanie poinformowany w formie odpowiadającej sposobowi złożenia zgłoszenia, chyba że Strony uzgodnią inaczej.

W przypadku sporu Strony dążą w pierwszej kolejności do polubownego rozwiązania sprawy. Jeżeli nie będzie to możliwe, spór może zostać poddany rozstrzygnięciu przez właściwy sąd powszechny zgodnie z przepisami prawa polskiego. Niniejszy regulamin podlega prawu polskiemu.